Virtual Office คืออะไร เหมาะกับการทํางานแบบไหน?

ในยุคที่เทคโนโลยีก้าวล้ำจนทำให้เราสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ “Virtual Office” จึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ตอบโจทย์สำหรับธุรกิจที่ต้องการที่อยู่จดทะเบียนที่น่าเชื่อถือ หรือมีออฟฟิศที่ดูเป็นมืออาชีพสำหรับการประชุมและนัดหมายลูกค้าเป็นครั้งคราว บทความนี้จะมาอธิบายให้ฟังว่า Virtual Office คืออะไร? และมีประโยชน์กับธุรกิจอย่างไรบ้าง? มาดูกันเลย

Virtual Office คืออะไร?

Virtual Office หมายถึง สำนักงานเสมือน ซึ่งก็คือบริการให้เช่าที่อยู่สำหรับจดทะเบียนบริษัทและจด VAT โดยที่เราไม่จำเป็นต้องมีสำนักงานจริงในสถานที่นั้น และเรายังสามารถนำที่อยู่นั้นไปใส่ในนามบัตรหรือเว็บไซต์ได้อีกด้วย ธุรกิจของเราจะมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น ในขณะที่ตัวเราเองก็สามารถทำธุรกิจได้จากทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นบ้าน ร้านกาแฟ โรงแรม รีสอร์ต หรือแม้แต่ต่างประเทศ นอกจากนี้ยังมีบริการเสริมอื่นๆ ที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับการทำธุรกิจอีกด้วย

ลักษณะของ Virtual Office เป็นอย่างไร?

ลักษณะการให้บริการของ Virtual Office เปรียบเทียบง่ายๆ เหมือนกับการแชร์ที่อยู่กับธุรกิจอื่น และส่วนใหญ่จะมาพร้อมบริการพื้นฐานที่ออฟฟิศระดับมืออาชีพควรจะมี เช่น 

1. บริการพื้นฐานที่สำคัญ 

บริการพื้นฐานที่มีใน Virtual Office เช่น ใช้ที่อยู่ Virtual Office จดทะเบียนบริษัท, บริการ Virtual Office จด VAT, พนักงานรับสายโทรศัพท์ที่ช่วยจดบันทึกข้อความหรือโอนสายไปยังเบอร์โทรศัพท์ส่วนตัว บริการรับจดหมาย พัสดุ รวมถึงบริการห้องประชุม และห้องทำงานที่พร้อมใช้งานได้ทันที โดยบริการเหล่านี้มักมีการนำเสนอมาเป็นแพ็กเกจ ซึ่งรายละเอียดอาจแตกต่างกันออกไป เพื่อให้บริษัทลูกค้าสามารถเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสมและงบประมาณของบริษัท 

2. เทคโนโลยีที่ใช้ใน Virtual Office        

Virtual Office ยังมีเทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงาน เช่น สายโทรศัพท์ อินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่ตอบโจทย์การทำงานออนไลน์ อุปกรณ์เสริมต่างๆ อย่างจอ LCD หรือจอโปรเจกเตอร์ และอุปกรณ์สำหรับการประชุมผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ เป็นต้น

ข้อดีและข้อเสียของ Virtual Office

แม้ว่า Virtual Office จะเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจยุคใหม่ แต่ก็มีทั้งข้อดีและข้อเสียที่ผู้ใช้บริการควรรู้ก่อนตัดสินใจ ดังนี้

ข้อดีของ Virtual Office 

1. ประหยัดค่าใช้จ่าย

Virtual Office ราคาถูกกว่าและช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายได้มากเมื่อเทียบกับสำนักงานให้เช่าแบบปกติ โดยเฉพาะออฟฟิศที่อยู่ในทำเลดีๆ ใจกลางเมือง อาจต้องใช้เงินลงทุนก้อนใหญ่ เผื่อค่าตกแต่ง และค่าใช้จ่ายอื่นๆ แต่ Virtual Office จะทำให้เรามีที่อยู่ออฟฟิศในทำเลที่เราต้องการ โดยไม่ต้องจ่ายบิลค่าน้ำ ค่าไฟ รวมถึงค่าใช้จ่ายยิบย่อยอื่นๆ เช่น ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าบำรุงซ่อมแซม ฯลฯ

2. ความยืดหยุ่นที่มากกว่า

นอกจากค่าใช้จ่ายที่ถูกลง ออฟฟิศเสมือนให้เช่ายังมีความยืดหยุ่นสูงกว่าการเช่าออฟฟิศแบบปกติที่มักจะมีสัญญาระยะยาว 1 – 3 ปี หากต้องการย้ายออกหรือไม่พอใจในเงื่อนไขสัญญา ก็จะไม่สามารถยกเลิกสัญญาได้ทันที ตรงข้ามกับสำนักงานเสมือนให้เช่าที่เราสามารถทำสัญญาเป็นรายเดือน หรือระยะสั้น 6 -12 เดือน ได้ตามต้องการ

3. ภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ

การที่บริษัทมีที่อยู่ในย่านธุรกิจหรือใจกลางเมือง พร้อมบริการพนักงานรับโทรศัพท์ที่ผ่านการอบรมมาอย่างดี จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและเสริมภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจได้มากกว่า Home Office ที่อาจดูไม่เป็นทางการเท่าไหร่นัก แถมยังอาจเจอปัญหาเรื่องการเดินทางที่ไม่สะดวกหรือไม่มีที่จอดรถสำหรับลูกค้าที่มาพบอีกด้วย

4. การจัดการที่สะดวกและมีประสิทธิภาพ

บริการของออฟฟิศเสมือนไม่เพียงแค่ช่วยรับโทรศัพท์ แต่ยังรวมถึงการรับจดหมาย และพัสดุต่างๆ พร้อมจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบและส่งต่อถึงมือเรา ทำให้ไม่พลาดทุกเอกสารสำคัญและยังไม่ต้องเสียเวลาเข้ามารับเอกสารเองด้วย

5. อิสระในการทำงาน

พนักงานของเราจะสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศทุกวัน อาจจะมาแค่ 2 – 3 วันต่อสัปดาห์สำหรับการประชุมหรือการวางแผนงาน ซึ่งจะช่วยลดเวลาการเดินทางและเพิ่มเวลาในการพักผ่อน ทำให้พนักงานมีพลังในการทำงานมากขึ้น นอกจากนี้พนักงานยังมีอิสระในการบริหารเวลาของตัวเอง สามารถจัดสรรเวลาทำงาน และเวลาส่วนตัวได้ดี เมื่อพนักงานรู้สึกมีความสุข ไม่เครียด พวกเขาก็จะสามารถโฟกัส และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

6. เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้มากขึ้น

ปัจจุบันคนนิยมค้นหาธุรกิจผ่าน Google Map และมักจะพิจารณาเป็นลูกค้าหรือพาร์ทเนอร์กับบริษัทที่ตั้งอยู่ในพื้นที่ใกล้เคียง หรือในทำเลที่พวกเขาสามารถเดินทางไปได้สะดวก ซึ่งหากบริษัทของเราตั้งอยู่ในทำเลที่เข้าถึงง่ายก็จะได้เปรียบกว่าคู่แข่ง เพิ่มโอกาสในการดึงดูดลูกค้าท้องถิ่นมากขึ้น นอกจากนี้ Virtual Office บางแห่งยังมีหลายสาขาให้เราเข้าไปใช้บริการ จึงไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเช่าสำนักงานหลายแห่ง เช่น บริการ Virtual Office จาก Found Office ที่ร่วมมือกับ Union SPACE ให้ลูกค้าสามารถเข้าถึงศูนย์ธุรกิจได้มากกว่า 40 สาขาทั่วเอเชียแปซิฟิก 

ข้อเสียของ Virtual Office 

1. ตกแต่งไม่ได้

เมื่อเลือกใช้สำนักงานเสมือน เราจะไม่สามารถตกแต่ง ต่อเติม หรือรีโนเวทพื้นที่ได้ตามต้องการ เพราะเป็นเพียงแค่การเช่าบริการเท่านั้น ต่างจากการซื้อออฟฟิศที่สามารถตกแต่งได้อย่างอิสระ 

2. เวลาจำกัด

การเช่าออฟฟิศเสมือนอาจมีเวลาการใช้งานที่จำกัด ต้องอ่านรายละเอียดให้ดี เช่น บริการเช่าแบบรายวัน อาจจำกัดจำนวนชั่วโมงในการใช้งาน หรือแพ็กเกจรายเดือนอาจจำกัดเวลาในการใช้ห้องประชุม หากเกินเวลาที่กำหนดก็อาจต้องเสียค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม แต่สำหรับบริการของ Found Office ลูกค้าสามารถใช้งานห้องประชุมได้ฟรีแบบไม่จำกัดเวลาเลย คุ้มค่ามากๆ 

3. ขาดปฏิสัมพันธ์

การทำงานแบบ Remote Working และ Hybrid Working จะทำให้ปฏิสัมพันธ์โดยตรงระหว่างทีมงานน้อยลง เนื่องจากการติดต่อสื่อสารส่วนใหญ่เกิดขึ้นผ่านช่องทางออนไลน์ เช่น E-mail, Google Meet, Zoom, Microsoft Teams ฯลฯ อาจทำให้พนักงานรู้สึกห่างเหินจากเพื่อนร่วมงานหรือองค์กร 

Virtual Office เหมาะกับธุรกิจประเภทไหน?

บริการ Virtual Office ช่วยให้ธุรกิจสามารถลดต้นทุนในการเช่าพื้นที่แต่ยังคงได้รับประโยชน์จากการมีที่อยู่ที่น่าเชื่อถือ และบริการต่างๆ ที่เอื้อต่อการดำเนินธุรกิจอย่างมืออาชีพ จึงเหมาะกับธุรกิจประเภทต่างๆ ดังต่อไปนี้ 

1. ธุรกิจสตาร์ทอัพและฟรีแลนซ์

ค่าใช้จ่ายสำหรับบริการ Virtual Office ราคาต่ำกว่าการซื้อหรือสร้างออฟฟิศเองหลายเท่า ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจสตาร์ทอัพสามารถนำเงินทุนไปใช้ในด้านอื่นที่สำคัญกว่า เช่น การพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือการตลาด หากธุรกิจเติบโตได้ดีก็สามารถย้ายไปออฟฟิศที่ใหญ่ขึ้นได้ง่าย หรือหากธุรกิจไม่เป็นไปตามคาดก็สามารถยกเลิกสัญญาเช่าได้ทันทีหลังครบกำหนดโดยไม่มีข้อผูกมัด นอกจากนี้ยังช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพให้กับฟรีแลนซ์ ทำให้ลูกค้ารู้สึกประทับใจและสะดวกกว่าการนัดพบในสถานที่ไม่เป็นทางการ เช่น บ้านหรือร้านกาแฟ

2. บริษัทที่มีพนักงานทำงานแบบรีโมท 

บริการ Virtual Office เป็นทางเลือกที่คุ้มค่าสำหรับบริษัทที่ทำงานแบบ Remote Working หรือบริษัทที่ทำธุรกิจออนไลน์ เพราะพนักงานไม่ต้องเข้าบริษัททุกวัน แค่เข้ามาที่สำนักงานเพื่อประชุมหรือทำงานร่วมกันในโปรเจกต์ที่ต้องประสานงานแบบใกล้ชิด จึงไม่จำเป็นต้องลงทุนกับออฟฟิศขนาดใหญ่ที่ทำให้ภาระด้านค่าใช้จ่ายและการดูแลเพิ่มขึ้น

3. ผู้ประกอบการที่ต้องการขยายธุรกิจไปยังตลาดต่างประเทศ

Virtual Office ช่วยลดภาระทางการเงินในช่วงเริ่มต้นของการขยายธุรกิจ โดยเฉพาะการลงทุนในอสังหาริมทรัพย์ต่างประเทศที่อาจมีความเสี่ยงสูง ทำให้เรามีที่อยู่ทางธุรกิจในพื้นที่ที่ต้องการและทดลองตลาดในต่างประเทศได้ โดยไม่จำเป็นต้องมีสำนักงานจริงหรือพนักงานที่อยู่ในประเทศนั้น

เคล็ดลับในการเลือกใช้บริการ Virtual Office

การเลือกบริการ Virtual Office ให้ตอบโจทย์ธุรกิจมากที่สุด ควรพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น

• เลือก Virtual Office ที่ตั้งอยู่ใจกลางเมืองเพื่อความสะดวกต่อการเดินทาง
• มีแพ็กเกจบริการหลากหลาย รองรับงบประมาณ และความต้องการที่แตกต่างกันของแต่ละธุรกิจ
• สถานที่ตกแต่งสวยงาม บรรยากาศเอื้อต่อการทำงาน ช่วยเสริมภาพลักษณ์ และความน่าเชื่อถือของธุรกิจ
• มีสิ่งอำนวยความสะดวกให้ครบครัน ทันสมัย ใช้งานได้ดี
• มีหลายสาขากระจายอยู่ในหลายพื้นที่ และสามารถเข้าใช้บริการได้ทุกสาขา
• แจ้งค่าบริการชัดเจน ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง หรือเรียกเก็บเพิ่มในภายหลัง
• ระบบจองห้องทำงานและห้องประชุมใช้งานง่าย 
• พนักงานต้อนรับและรับสายโทรศัพท์มีความเป็นมืออาชีพ ช่วยสร้างความประทับใจในฐานะตัวแทนของบริษัท

Found Office เราคือผู้ให้บริการ Virtual Office กรุงเทพ ย่านเพลินจิต ที่มีบริการครบครัน ตั้งแต่ออฟฟิศเสมือนให้เช่าจด VAT จดทะเบียนธุรกิจ ไปจนถึงบริการกล่องจดหมาย เคาน์เตอร์รีเซฟชั่นพร้อมพนักงานต้อนรับและพนักงานรับสายที่คอยบริการอย่างมืออาชีพ พร้อมทั้งห้องทำงานส่วนตัวที่ตกแต่งเสร็จสรรพพร้อมใช้ และห้องประชุมมาตรฐานที่มีกระดานไวท์บอร์ด, จอ LCD, โปรเจกเตอร์, Wifi, อุปกรณ์เสริมสำหรับการประชุมออนไลน์ รวมถึงเครื่องดื่มน้ำชา – กาแฟสด ที่สำคัญทั้งหมดมาในราคา ‘All-Inclusive’ ไม่มีค่าใช้จ่ายยิบย่อยเพิ่มเติมที่ทำให้งบบานปลายจนปวดหัว มาเริ่มต้นความสำเร็จได้แล้ววันนี้ที่ Found Office ติดต่อทีมงานของเราได้เลย