Virtual Office คืออะไร เหมาะกับการทํางานแบบไหน?

ในยุคที่เทคโนโลยีก้าวล้ำจนทำให้เราสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ “Virtual Office” จึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ตอบโจทย์สำหรับธุรกิจที่ต้องการที่อยู่จดทะเบียนที่น่าเชื่อถือ หรือมีออฟฟิศที่ดูเป็นมืออาชีพสำหรับการประชุมและนัดหมายลูกค้าเป็นครั้งคราว บทความนี้จะมาอธิบายให้ฟังว่า Virtual Office คืออะไร? และมีประโยชน์กับธุรกิจอย่างไรบ้าง? มาดูกันเลย

Virtual Office คืออะไร?

Virtual Office แปลตรงตัวในภาษาไทยว่า สำนักงานเสมือน ซึ่งหมายถึง การเสมือนกับว่าเรามีสำนักงาน โดยเป็นบริการด้านธุรการที่ช่วยสนันสนุนธุรกิจของเรานั่นเอง เพราะรูปแบบการทำงานปัจจุบันได้เปลี่ยนแปลงไปมาก เราสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้โดยผ่านเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์หรือแม้แต่มือถือเพียงเครื่องเดียว ห้องสำนักงานจึงอาจไม่ได้มีความจำเป็นหรือตอบโจทย์หลายๆ ธุรกิจอีกต่อไป 

อย่างไรก็ตาม การทำงานจากที่ใดก็ได้นี้ก็ทำให้หลายๆ คนขาดที่อยู่ในการติดต่อและรับเอกสาร ขาดห้องประชุมในในบางโอกาสที่ต้องมีนัดประชุม ขาดพนักงานช่วยสกรีนรับสายผู้ติดต่อธุรกิจ หรือขาดห้องทำงานจริงในบางครั้งที่เราอาจต้องการใช้งานสำหรับในบางโปรเจ็คเป็นครั้งคราว ดังนั้นบริการสำนักงานเสมือนจึงถูกออกแบบมาโดยเฉพาะตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่นี้ เช่น เราสามารถเช่าใช้เพียงบริการกล่องรับจดหมายเพื่อมีที่อยู่เป็นหลักแหล่งในการติดต่อธุรกิจโดยใช้พิมพ์ลงในนามบัตรหางอีเมล์ได้ นอกจากจะนำมาซึ่งความสะดวกแล้วยังช่วยให้ธุรกิจรูปแบบใหม่นี้ (ซึ่งอาจไม่ได้รับความเชื่อถือเนื่องจากขาดสถานที่ติดต่อในการทำงาน) ได้แลดูมีความน่าเชื่อถือที่ควรได้รับมากยิ่งขึ้นอีกด้วย นอกจากนี้ยังมีบริการด้านอื่นๆ เช่น เบอร์โทรสำนักงาน พร้อมบริการช่วยรับสายโทรศัพท์ ห้องประชุมแบบมืออาชีพ และสำนักงานรายวันอีกด้วย

ลักษณะของ Virtual Office เป็นอย่างไร?

ลักษณะการให้บริการของ Virtual Office คือการสมัครเป็นสมาชิกของศูนย์บริการธุรกิจ ซึ่งมีสิ่งอำนวยความสะดวกและบริการด้านธุรกิจต่างๆ ในขั้นพื้นฐานสำหรับธุรกิจยุคใหม่ที่สามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ โดยที่สมาชิกจะสามารถใช้ศูนย์บริการเป็นที่อยู่ในการติดต่อธุรกิจ ประชุมงาน หรือทำกิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจได้ในบรรยากาศแบบมืออาชีพ โดยสามารถใช้บริการได้ตามต้องการเป็นครั้งๆ ไป ซึ่งช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย พร้อมทั้งเพิ่มโอกาสในความสำเร็จให้กับหลายธุรกิจเปิดใหม่รวมทั้ง SME อีกด้วย

1. บริการพื้นฐานที่สำคัญ 

บริการพื้นฐานที่มีใน Virtual Office เช่น ใช้ที่อยู่ในการติดต่อธุรกิจผ่านบริการกล่องรับจดหมาย และ บริการรับฝากพัสดุ-จดหมาย, เบอร์โทรสำนักงาน พร้อมพนักงานรับสายโทรที่ช่วยจดบันทึกข้อความหรือโอนสายไปยังเบอร์โทรศัพท์ส่วนตัว รวมถึงบริการห้องประชุม และห้องทำงานที่พร้อมใช้งานได้ทันทีในรูปแบบแบบรายชั่วโมง รายวัน และรายเดือน โดยบริการเหล่านี้มักมีการนำเสนอเป็นแพ็กเกจสมาชิกต่างๆ ซึ่งรายละเอียดอาจแตกต่างกันออกไป เพื่อให้บริษัทลูกค้าสามารถเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสมและงบประมาณของบริษัท

2. เทคโนโลยีที่ใช้ใน Virtual Office        

Virtual Office ยังมีเทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงาน เช่น สายโทรศัพท์ อินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่ตอบโจทย์การทำงานออนไลน์ อุปกรณ์เสริมต่างๆ อย่างจอ LCD หรือจอโปรเจกเตอร์ รวมถึงอุปกรณ์สำหรับการประชุมผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ และ Interactive Whiteboard Seamless Call Transfer ที่โอเปอร์เรเตอร์สามารถโอนสายเข้าตรงไปยังมือถือเราได้ทันทีไม่ว่าเราจะอยู่ที่ใด

ข้อดีและข้อเสียของ Virtual Office

แม้ว่า Virtual Office จะเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจยุคใหม่ แต่ก็มีทั้งข้อดีและข้อเสียที่ผู้ใช้บริการควรรู้ก่อนตัดสินใจ ดังนี้

ข้อดีของ Virtual Office 

1. ประหยัดค่าใช้ประหยัดค่าใช้จ่าย ไม่แพงเมื่อเทียบกับสิ่งที่ได้รับ

Virtual Office ราคาถูกกว่าและช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายได้มากเมื่อเทียบกับสำนักงานให้เช่าแบบปกติ โดยเฉพาะออฟฟิศที่อยู่ในทำเลดีๆ ใจกลางเมือง อาจต้องใช้เงินลงทุนก้อนใหญ่ เผื่อค่าตกแต่ง และค่าใช้จ่ายอื่นๆ แต่ Virtual Office จะทำให้เรามีที่อยู่ออฟฟิศในทำเลที่เราต้องการ โดยไม่ต้องจ่ายบิลค่าน้ำ ค่าไฟ รวมถึงค่าใช้จ่ายยิบย่อยอื่นๆ เช่น ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าบำรุงซ่อมแซม ฯลฯ ช่วยให้เราประหยัดไปถึง 1 ใน 10 เท่าตัวเลยทีเดียว

2. การจัดการที่สะดวก มีประสิทธิภาพ

บริการของออฟฟิศเสมือนนั้นครอบคลุมทุกส่วนที่สำคัญและจำเป็นในงานหลังบ้านหรือ Back Office ทั้งหมด เช่น บริการช่วยเซ็นรับพัสดุ-จดหมายที่มาถึง พร้อมจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ มีการแจ้งเตือน และส่งต่อถึงมือเรา ทำให้ไม่พลาดทุกเอกสารสำคัญ มีบริการเบอร์โทรสำนักงานและบริการช่วยรับสายในนามบริษัทแบบสองภาษาโดยพนักงานที่ถูกเทรนมาอย่างดี สามารถจดโน๊ต ส่งข้อความแจ้งเตือน และโอนสายตรงสู่มือถือเราเมื่อต้องการได้ทุกเมื่อ อีกทั้งยังมีห้องประชุมหรือห้องทำงานที่สามารถเช่าใช้ได้เป็นครั้งคราวตามต้องการ และสิ่งอำนวยความสะดวกด้านธุรกิจในศูนย์อย่างครบครัน ช่วยให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีอิสระ และธุรกิจของเราก็ยังคงดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

3. เพิ่มความมีหลักแหล่ง ส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีให้กับธุรกิจยุคดิจิตอล

ด้วยรูปแบบการทำงานสมัยใหม่ที่ทำให้หลายธุรกิจสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้และไม่จำกัดอยู่แต่ในห้องทำงานอีกต่อไป ซึ่งเป็นผลดีต่อการดำเนินธุรกิจในหลายๆด้าน แต่ก็ทำให้ธุรกิจอาจแลดูไม่มีที่อยู่เป็นหลักแหล่งและมีความน่าเชื่อถือไม่เท่าที่ควร ดังนั้นการเป็นสมาชิกกับศูนย์ธุรกิจผ่านบริการ Virtual Office หรือสำนักงานเสมือนอย่าง Found Office จะสามารถช่วยให้ธุรกิจของเรามีที่อยู่ในการติดต่อ ประชุมงาน อีกทั้งบริการความช่วยเหลือดูแลงานหลังบ้านอย่างครบครัน ช่วยอำนวยความสะดวกและส่งเสริมภาพลักษณ์ของธุรกิจให้มีความมั่นคงน่าและเชื่อถือ โดยที่เรายังสามารถคงรูปแบบการทำงานแบบอิสระจากที่ใดก็ได้ที่เราชื่นชอบได้เช่นเดิม

4. ให้อิสระในการทำงาน

มอบอิสระให้เราสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้โดยไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศทุกวัน อาจจะมาแค่ 2 – 3 ครั้งต่อสัปดาห์สำหรับการประชุมหรือการวางแผนงาน ซึ่งจะช่วยลดเวลาการเดินทางและเพิ่มเวลาในการพักผ่อน ทำให้มีพลังและประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น นอกจากนี้ทีมงานยังมีอิสระในการบริหารเวลาของตัวเองในแบบที่เติมเต็มแต่ละบุคคลอีกด้วย

5. ยืดหยุ่นตามความต้องการของเรา

นอกจากค่าใช้จ่ายที่ถูกลงอย่างมากแล้ว ออฟฟิศเสมือนให้เช่ายังมีความยืดหยุ่นสูงกว่าการเช่าออฟฟิศแบบปกติที่มักจะมีสัญญาระยะยาว 1 – 3 ปี หากต้องการย้ายออกหรือไม่พอใจในเงื่อนไขสัญญา ก็จะไม่สามารถยกเลิกสัญญาได้ทันที ตรงข้ามกับสำนักงานเสมือนให้เช่าที่เราสามารถทำสัญญาระยะสั้น 6 -12 เดือน ได้ตามต้องการ อีกทั้งยังมีหลายแพ็คเก็จบริการให้เลือกใช้ได้ตามต้องการในราคาที่ย่อมเยาว์

6. เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้มากขึ้น

ปัจจุบันคนนิยมค้นหาธุรกิจผ่าน Google Map และมักจะพิจารณาเป็นลูกค้าหรือพาร์ทเนอร์กับบริษัทที่ตั้งอยู่ในพื้นที่ใกล้เคียง หรือในทำเลที่พวกเขาสามารถเดินทางไปได้สะดวก ซึ่งหากบริษัทของเราตั้งอยู่ในทำเลที่เข้าถึงง่ายก็จะได้เปรียบกว่าคู่แข่ง เพิ่มโอกาสในการดึงดูดลูกค้าท้องถิ่นมากขึ้น นอกจากนี้ Virtual Office บางแห่งยังมีหลายสาขาให้เราเข้าไปใช้บริการ จึงไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเช่าสำนักงานหลายแห่ง เช่น บริการ Virtual Office จาก Found Office ที่ร่วมมือกับ Union SPACE ให้ลูกค้าสามารถเข้าถึงศูนย์ธุรกิจได้มากกว่า 40 สาขาทั่วเอเชียแปซิฟิก

ข้อเสียของ Virtual Office 

1. ตกแต่งไม่ได้

เมื่อเลือกใช้สำนักงานเสมือน เราจะไม่สามารถตกแต่ง ต่อเติม หรือรีโนเวทพื้นที่ได้ตามต้องการ เพราะเป็นเพียงแค่การเช่าบริการเท่านั้น ต่างจากการซื้อออฟฟิศที่สามารถตกแต่งได้อย่างอิสระ

2. เวลาจำกัด

การเช่าออฟฟิศเสมือนอาจมีเวลาการใช้งานที่จำกัด ต้องอ่านรายละเอียดให้ดี เช่น บริการเช่าแบบรายวัน อาจจำกัดจำนวนชั่วโมงในการใช้งาน หรือแพ็กเกจรายเดือนอาจจำกัดเวลาในการใช้ห้องประชุม หากเกินเวลาที่กำหนดก็อาจต้องเสียค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม แต่สำหรับบริการของ Found Office ลูกค้าสามารถใช้งานห้องประชุมได้ยาวนานถึง 15 ชม. คุ้มค่ามากๆ 

3. ขาดปฏิสัมพันธ์

การทำงานแบบ Remote Working และ Hybrid Working จะทำให้ปฏิสัมพันธ์โดยตรงระหว่างทีมงานน้อยลง เนื่องจากการติดต่อสื่อสารส่วนใหญ่เกิดขึ้นผ่านช่องทางออนไลน์ เช่น E-mail, Google Meet, Zoom, Microsoft Teams ฯลฯ อาจทำให้พนักงานรู้สึกห่างเหินจากเพื่อนร่วมงานหรือองค์กร

Virtual Office เหมาะกับธุรกิจประเภทไหน?

บริการ Virtual Office ช่วยให้ธุรกิจสามารถลดต้นทุนในการเช่าพื้นที่แต่ยังคงได้รับประโยชน์จากการมีที่อยู่ที่น่าเชื่อถือ และบริการต่างๆ ที่เอื้อต่อการดำเนินธุรกิจอย่างมืออาชีพ จึงเหมาะกับธุรกิจประเภทต่างๆ ดังต่อไปนี้

1. ธุรกิจสตาร์ทอัพและฟรีแลนซ์

ค่าใช้จ่ายสำหรับบริการ Virtual Office ราคาต่ำกว่าการซื้อหรือสร้างออฟฟิศเองหลายเท่า ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจสตาร์ทอัพสามารถนำเงินทุนไปใช้ในด้านอื่นที่สำคัญกว่า เช่น การพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือการตลาด หากธุรกิจเติบโตได้ดีก็สามารถย้ายไปออฟฟิศที่ใหญ่ขึ้นได้ง่าย หรือหากธุรกิจไม่เป็นไปตามคาดก็สามารถยกเลิกสัญญาเช่าได้ทันทีหลังครบกำหนดโดยไม่มีข้อผูกมัด นอกจากนี้ยังช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพให้กับฟรีแลนซ์ ทำให้ลูกค้ารู้สึกประทับใจและสะดวกกว่าการนัดพบในสถานที่ไม่เป็นทางการ เช่น บ้านหรือร้านกาแฟ

2. บริษัทที่มีพนักงานทำงานแบบรีโมท 

บริการ Virtual Office เป็นทางเลือกที่คุ้มค่าสำหรับบริษัทที่ทำงานแบบ Remote Working หรือบริษัทที่ทำธุรกิจออนไลน์ เพราะพนักงานไม่ต้องเข้าบริษัททุกวัน แค่เข้ามาที่สำนักงานเพื่อประชุมหรือทำงานร่วมกันในโปรเจกต์ที่ต้องประสานงานแบบใกล้ชิด จึงไม่จำเป็นต้องลงทุนกับออฟฟิศขนาดใหญ่ที่ทำให้ภาระด้านค่าใช้จ่ายและการดูแลเพิ่มขึ้น

3. ผู้ประกอบการที่ต้องการขยายธุรกิจไปยังตลาดต่างประเทศ

Virtual Office ช่วยลดภาระทางการเงินในช่วงเริ่มต้นของการขยายธุรกิจ โดยเฉพาะการลงทุนในอสังหาริมทรัพย์ต่างประเทศที่อาจมีความเสี่ยงสูง ทำให้เรามีที่อยู่ทางธุรกิจในพื้นที่ที่ต้องการและทดลองตลาดในต่างประเทศได้ โดยไม่จำเป็นต้องมีสำนักงานจริงหรือพนักงานที่อยู่ในประเทศนั้น

เคล็ดลับในการเลือกใช้บริการ Virtual Office

การเลือกบริการ Virtual Office ให้ตอบโจทย์ธุรกิจมากที่สุด ควรพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น

• เลือก Virtual Office ที่ตั้งอยู่ใจกลางเมืองเพื่อความสะดวกต่อการเดินทาง
• มีแพ็กเกจบริการหลากหลาย รองรับงบประมาณ และความต้องการที่แตกต่างกันของแต่ละธุรกิจ
• สถานที่ตกแต่งสวยงาม บรรยากาศเอื้อต่อการทำงาน ช่วยเสริมภาพลักษณ์ และความน่าเชื่อถือของธุรกิจ
• มีสิ่งอำนวยความสะดวกให้ครบครัน ทันสมัย ใช้งานได้ดี
• มีหลายสาขากระจายอยู่ในหลายพื้นที่ และสามารถเข้าใช้บริการได้ทุกสาขา
• แจ้งค่าบริการชัดเจน ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง หรือเรียกเก็บเพิ่มในภายหลัง
• ระบบจองห้องทำงานและห้องประชุมใช้งานง่าย 
• พนักงานต้อนรับและรับสายโทรศัพท์มีความเป็นมืออาชีพ ช่วยสร้างความประทับใจในฐานะตัวแทนของบริษัท

Found Office คือผู้ให้บริการด้านสำนักงานอย่างครบครัน ตั้งอยู่ในใจกลางกรุงเทพ ย่านธุรกิจการค้าเพลินจิต มีบริการเพื่อธุรกิจอย่างมากมาย ตั้งแต่บริการ Virtual Offce (ออฟฟิศเสมือน) บริการกล่องจดหมาย เคาน์เตอร์รีเซฟชั่นพร้อมพนักงานต้อนรับและพนักงานรับสายที่คอยบริการอย่างมืออาชีพ พร้อมทั้งห้องทำงานส่วนตัวที่ตกแต่งเสร็จสรรพพร้อมใช้ และห้องประชุมมาตรฐานที่มีกระดานไวท์บอร์ด, จอ LCD, โปรเจกเตอร์, Wifi, อุปกรณ์เสริมสำหรับการประชุมออนไลน์ รวมถึงเครื่องดื่มน้ำชา – กาแฟสด ที่สำคัญทั้งหมดมาในราคา ‘All-Inclusive’ ไม่มีค่าใช้จ่ายยิบย่อยเพิ่มเติมที่ทำให้งบบานปลายจนปวดหัว มาเริ่มต้นความสำเร็จได้แล้ววันนี้ที่ Found Office

---

รีวิวของเรา

พบกับเรื่องราวของคุณไกด์ จากโปรแกรมเมอร์วัยรุ่น สู่การเป็น CEO และผู้ก่อตั้งบริษัทซอฟต์แวร์ SolveServe-Solution ในวัยเพียง 18 ปี!

หนึ่งในเบื้องหลังความสำเร็จของคุณไกด์ คือการเลือกใช้พื้นที่ทำงานที่ตอบโจทย์ทั้งในด้านฟังก์ชัน การบริการ และบรรยากาศที่ส่งเสริมให้ทีมสามารถโฟกัสกับการเติบโตทางธุรกิจได้อย่างเต็มที่ ซึ่งบริการ Virtual Office จาก FOUND OFFICE คือคำตอบ!

ด้วยบริการ Virtual Office แบบ All-Inclusive ของ FOUND OFFICE ที่รวมทุกอย่างไว้ในราคาเดียว ตั้งแต่ห้องประชุม อินเทอร์เน็ต ไปจนถึงบริการต้อนรับ ทำให้ธุรกิจสามารถเริ่มต้นได้อย่างราบรื่น ไม่ต้องกังวลกับค่าใช้จ่ายยิบย่อย พร้อมทีมงานที่คอยซัพพอร์ตด้วยใจ ติดต่อทีมงานของเราได้เลย