ทุกวันนี้ “AI” ไม่ใช่เรื่องไกลตัวอีกต่อไป ทั้งที่จริงแล้วเครื่องมือ ai เข้ามาอยู่รอบๆ ตัวเรามากกว่าที่คิด ตั้งแต่การช่วยตอบอีเมล ไปจนถึงการสร้างรายงานที่เคยต้องใช้เวลาหลายชั่วโมง การทำงานในออฟฟิศจึงไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป เพราะมี ai ช่วยทํางานที่เข้ามาแบ่งเบาภาระ ซึ่งถือเป็นก้าวแรกที่น่าทึ่งแล้ว แต่โลกของ AI ไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น ยังมีเครื่องมืออีกมากมายที่พัฒนาให้ตอบโจทย์การทำงานออฟฟิศเฉพาะด้านได้อย่างน่าประทับใจ
บทความนี้ Found Office จะพาไปดู 15 เครื่องมือ AI ที่น่าสนใจชาวออฟฟิศควรรู้จัก พร้อมเล่าให้ฟังว่าทำไมเครื่องมือเหล่านี้ถึงช่วยให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และมีคุณภาพมากขึ้น ลองมาดูกันว่า AI แต่ละฟังก์ชันจะ “ช่วยยกระดับ” การทำงานประจำวันของคุณได้อย่างไรบ้าง
15 เครื่องมือ AI ที่ชาวออฟฟิศต้องลอง
AI ไม่ได้เป็นแค่เทคโนโลยีเสริมอีกต่อไป แต่เครื่องมือ AI เข้ามาเป็นผู้ช่วยสำคัญที่ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานออฟฟิศแทบทุกด้าน บางเครื่องมือช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น บางตัวโดดเด่นด้านการเขียนและการสื่อสาร ขณะที่อีกหลายเครื่องมือช่วยให้ไอเดียสร้างสรรค์และการจัดการ Workflow ไหลลื่นกว่าเดิม สำหรับคนทำงานยุคใหม่ที่อยากทำงานไวขึ้น เก่งขึ้น และดูมือโปรขึ้น
Found Office ขอแนะนํา ai ช่วยทํางานที่แบ่งตามหมวดหมู่เพื่อให้เห็นชัดเจนว่า AI สามารถเข้าไปมีบทบาทในแต่ละด้านของงานออฟฟิศได้อย่างไรบ้างและตัวไหนบ้างที่เหมาะจะเป็นผู้ช่วยคนใหม่ของคุณ
AI สำหรับการเขียนและคอนเทนต์
1. ChatGPT – ผู้ช่วยรอบด้านที่ตอบได้ทุกเรื่อง
ChatGPT กลายเป็นเครื่องมือยอดนิยมของคนทำงาน เพราะมันตอบได้เกือบทุกอย่าง ไม่ว่าจะให้ช่วยสรุปเอกสาร ร่างโครงร่างรายงาน หรือแม้แต่ใช้เป็น ai ช่วยคิดคอนเทนต์ สำหรับโซเชียล คุณเพียงใส่โจทย์ที่ต้องการ ก็ได้คำตอบกลับมาในเวลาไม่กี่วินาที
2. Jasper – นักเขียนมืออาชีพสำหรับสายคอนเทนต์
Jasper ถูกออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการตลาดและการสร้างคอนเทนต์ มันช่วยเขียนบทความ ข้อความโฆษณา และโพสต์ที่ตรงใจกลุ่มเป้าหมาย ถือเป็นตัวอย่างการใช้ ai ในธุรกิจ การตลาดที่เห็นผลทันที
3. Grammarly – เขียนภาษาอังกฤษได้มั่นใจ
สำหรับออฟฟิศที่ต้องทำงานกับเอกสารภาษาอังกฤษ Grammarly คือเครื่องมือที่ช่วยตรวจสอบการสะกด คำผิด และโครงสร้างประโยค ช่วยให้คุณมั่นใจเวลาเขียนอีเมลหรือเอกสารทางการกับลูกค้าต่างชาติ
4. Copy.ai – แก้ปัญหาคิดแคปชันไม่ออก
ปัญหาคลาสสิกของนักการตลาดคือ “ไม่รู้จะโพสต์อะไรดี” Copy.ai ช่วยสร้างข้อความที่สดใหม่และน่าสนใจ เพียงใส่หัวข้อหรือคำสั้นๆ ระบบก็จะช่วยสร้างคอนเทนต์ให้คุณทันที
5. Surfer SEO – ตัวช่วยทำบทความติดอันดับ
เขียนบทความแต่ไม่ติด Google ก็เหมือนเหนื่อยฟรี Surfer SEO ใช้ ai วิเคราะห์ข้อมูลของคู่แข่ง และแนะนำโครงสร้างบทความที่เหมาะกับการจัดอันดับบน Search Engine
AI สำหรับการประชุมและการสื่อสาร
6. Fireflies.ai – ผู้ช่วยจดประชุมที่ไม่มีพลาด
ใครที่ประชุมบ่อยๆ ต้องชอบ Fireflies.ai เพราะมันสามารถอัดเสียง ประมวลผล และสรุปใจความสำคัญออกมาอัตโนมัติ ลดการพลาดประเด็นสำคัญไปอย่างสิ้นเชิง
7. Otter.ai – อีกหนึ่งทางเลือกสำหรับการประชุม
Otter.ai คล้ายกับ Fireflies.ai แต่ใช้งานง่ายและยืดหยุ่น สามารถแชร์บันทึกการประชุมให้กับทีมได้ทันที เหมาะกับออฟฟิศที่ทำงานแบบออนไลน์หรือ Hybrid
8. Slack AI – ไม่พลาดประเด็นสำคัญในการสนทนา
Slack AI ช่วยสรุปการสนทนาและค้นหาข้อความสำคัญได้อย่างรวดเร็ว แม้จะมีข้อความในห้องแชทเป็นร้อยๆ ข้อก็ยังไม่พลาดสาระหลัก
AI สำหรับการดีไซน์และสร้างภาพ
9. Canva AI – ทำงานดีไซน์ได้โดยไม่ต้องเป็นนักออกแบบ
Canva AI ทำให้การออกแบบง่ายขึ้นกว่าที่เคย ด้วยฟีเจอร์ช่วยลบพื้นหลัง สร้างภาพ และแนะนำการจัดวาง คนทั่วไปก็สามารถสร้างงานดีไซน์ที่ดูเป็นมืออาชีพได้
10. MidJourney – เครื่องมือสร้างภาพที่สร้างแรงบันดาลใจ
MidJourney โดดเด่นเรื่องการสร้างภาพจากข้อความ เหมาะสำหรับนักออกแบบและครีเอทีฟที่อยากเห็นไอเดียใหม่ๆ โดยไม่ต้องร่างเองตั้งแต่ต้น
AI สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการหาข้อมูล
11. Perplexity – Search Engine AI ที่ฉลาดกว่าการค้นหาทั่วไป
Perplexity ช่วยให้การหาข้อมูลไม่ซับซ้อนอีกต่อไป มันสรุปคำตอบพร้อมอ้างอิงแหล่งที่มา เป็น ai หาข้อมูลที่ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับข้อมูลที่คุณนำไปใช้
12. Power BI + AI – วิเคราะห์ตัวเลขแบบง่ายๆ
สำหรับฝ่ายวิเคราะห์ข้อมูล Power BI เมื่อทำงานร่วมกับ ai วิเคราะห์ข้อมูลจะช่วยสร้างแดชบอร์ดที่เข้าใจง่าย ทำให้ผู้บริหารสามารถเห็นภาพรวมธุรกิจได้ชัดเจน
13. Tableau – เครื่องมือวิเคราะห์ที่สาย Data รัก
Tableau ใช้งานง่ายและมีความสามารถในการแสดงผลข้อมูลให้เห็นชัดเจน เมื่อเสริมด้วย AI ก็ช่วยดึง Insight ที่ลึกขึ้น และแนะนำแนวทางการนำเสนอที่น่าสนใจ
AI สำหรับการจัดการโปรเจกต์และงาน
14. Notion AI – จัดการข้อมูลได้ในที่เดียว
Notion AI เหมือนเลขาส่วนตัวที่ช่วยสรุปโน้ต คิดหัวข้อ และจัดเรียงข้อมูลให้เป็นระบบ เหมาะกับคนที่ต้องทำงานหลายโปรเจกต์พร้อมกัน
15. Trello + Butler – การจัดการงานแบบอัตโนมัติ
Trello เป็นบอร์ดจัดการโปรเจกต์ยอดนิยม และเมื่อใช้ Butler ซึ่งเป็นระบบ AI ภายในก็สามารถตั้งค่าอัตโนมัติ เช่น การย้ายการ์ดหรือแจ้งเตือนทีมงานตามกำหนดการ
AI กับการเปลี่ยนวิธีทำงาน
AI ไม่ได้มาแค่ทำให้งานเร็วขึ้น แต่มันค่อยๆ เปลี่ยนวิธีทำงานของคนออฟฟิศไปทีละนิด จนบางทีเราอาจไม่ทันสังเกต ลองดูว่ามีอะไรที่เปลี่ยนไปบ้าง
- ลดงานซ้ำซ้อน
งานเอกสารที่ต้องทำซ้ำทุกวัน เช่น การเขียนอีเมล การสรุปประชุม หรือการตรวจคำผิด ตอนนี้สามารถใช้ AI จัดการแทนได้ ทำให้พนักงานมีเวลามากขึ้นสำหรับงานที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์
- เพิ่มความแม่นยำ
AI มีความสามารถในการประมวลผลข้อมูลจำนวนมหาศาลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำกว่ามนุษย์ จึงช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากงานเชิงตัวเลข
- ช่วยคิดไอเดียใหม่ๆ
เมื่อทีมงานเจอทางตัน เช่น คิดคอนเทนต์ไม่ออก หรือหาวิธีนำเสนอไม่เจอ AI สามารถเสนอแนวทางใหม่ๆ และช่วยต่อยอดความคิดให้ทีมได้เดินหน้าต่อ
- ทำงานแบบรีโมตได้ง่ายขึ้น
ด้วยเครื่องมืออย่าง AI ที่ช่วยจดประชุมและสรุปบทสนทนา การทำงานแบบ Remote หรือ Hybrid ไม่ใช่อุปสรรคอีกต่อไป ทีมที่อยู่คนละที่ก็สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น
- สร้างมาตรฐานการทำงานใหม่
เดิมทีการทำงานต้องอาศัยเวลาและแรงงานคนจำนวนมาก แต่เมื่อมี AI เข้ามา ทำให้เกิดมาตรฐานใหม่ที่เน้นประสิทธิภาพ ความเร็ว และการใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า
แนวทางการเลือกใช้ AI ให้เหมาะกับทีม
การใช้ AI ไม่ควรทำเพียงเพราะ “ใครๆ เขาก็ใช้กัน” แต่ควรถามตัวเองก่อนว่าทีมเรามีปัญหาอะไรที่อยากแก้ แล้วเลือก AI ที่ตรงกับความต้องการจริงของทีม เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด
- เริ่มจาก Pain Point จริง เช่น เสียเวลาประชุมมากเกินไป หรือต้องผลิตคอนเทนต์จำนวนมาก
- ทดลองใช้เวอร์ชันฟรีก่อนลงทุนจริง
- กำหนด นโยบายภายในทีม เพื่อให้ทุกคนมั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูล
การทำงานยุคใหม่ไม่ใช่แค่เรื่องเครื่องมือ
AI เป็นผู้ช่วยที่ทำให้การทำงานง่ายขึ้น แต่สถานที่ทำงานก็มีผลไม่แพ้กัน หลายบริษัทเริ่มเลือกใช้ออฟฟิศเสมือนหรือสํานักงานเสมือน (virtual office) เพราะช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ยังมีที่อยู่บริษัทที่สร้างความน่าเชื่อถือได้
สำหรับธุรกิจที่ต้องพบลูกค้าบ่อย การเลือกเช่าออฟฟิศใกล้ bts เป็นอีกทางเลือกที่สะดวกต่อการเดินทาง และสร้างความเป็นมืออาชีพเวลานัดหมาย การมีเครื่องมือ ai ที่เหมาะสม บวกกับสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่น จะทำให้ทีมโฟกัสกับสิ่งสำคัญได้จริง และทำงานไวขึ้นอย่างเห็นผล
บทส่งท้าย
AI ไม่ได้มาแทนที่คนทำงาน แต่มาเป็นผู้ช่วยที่ทำให้งานทุกอย่างง่ายและเร็วขึ้นกว่าเดิม ตั้งแต่การประชุม การสื่อสาร การออกแบบ ไปจนถึงการจัดการงานในทีมทั้งหมด เมื่อทีมมีเครื่องมือดิจิทัลที่ทรงพลัง ก็เหมือนมีพลังเสริมที่ช่วยยกระดับการทำงานไปอีกขั้น หลายคนอาจยังสงสัยว่า ai ในการทํางาน มีอะไรบ้าง? คำตอบคือมีหลากหลาย ตั้งแต่เครื่องมือที่ช่วยคิดคอนเทนต์ ช่วยหาข้อมูล ช่วยสรุปประชุม ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก เครื่องมือเหล่านี้กำลังกลายเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานประจำวันอย่างแท้จริง
นี่คือสิ่งที่ Found Office มุ่งมั่นสนับสนุน ผ่านบริการสำนักงานเสมือน (Virtual Office) และห้องทำงานส่วนตัว (Serviced Office) ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้มืออาชีพโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญที่สุด ซึ่งก็คือการสร้างธุรกิจที่เติบโตและความสำเร็จในระยะยาว อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่
FOUND OFFICE
📞 02 681 9700, 094 159 5146
📱 LINE: @foundoffice
📘 Facebook: FOUND office
